Reply กับ Reply All ในอีเมลต่างกันยังไง รู้ไว้ได้ใช้ตอนทำงานชัวร์

วันนี้พี่ Daywork จะมาแจกเกร็ดความรู้เล็กน้อยในเรื่องการใช้อีเมล เพื่อเสริมสร้างความเป็นมืออาชีพในการใช้อีเมลที่จำเป็นต่อการทำงาน รู้ไว้ได้ใช้งานชัวร์ ไปอ่านดูกันได้เลย

 

 

 

Reply กับ Reply All ต่างกันอย่างไร?

 

โดยทั้ง Reply กับ Reply All ทั้งสองอย่างนี้ต่างก็เป็นการตอบกลับอีเมลเหมือนกัน แต่แตกต่างกันตรงที่ผู้ส่งที่เราต้องการจะส่ง ว่าเราต้องการตอบกลับอีเมลไปหาใคร ต้องการตอบกลับอีเมลไปยังผู้ส่งแค่คนเดียว หรือต้องการตอบกลับอีเมลไปยังทุกคนที่อยู่ในอีเมลนั้นๆนั่นเอง

 

หากต้องการให้เข้าใจอย่างง่าย Reply ธรรมดา คือการที่เราตอบกลับอีเมลไปยังผู้ที่ส่งมาหาเราเพียงแค่คนเดียว

แต่ Reply All คือการที่เราตอบกลับอีเมลไปหาทุกคนที่อยู่ในอีเมลฉบับนั้น พี่ Daywork จะยกตัวอย่างให้เห็นภาพง่ายๆนะ คือ สมมติว่าในบริษัทมีการส่งอีเมลเชิญเข้าร่วมกิจกรรมของบริษัท และต้องการคำตอบว่าจะมีพนักงานคนไหนเข้าร่วมกิจกรรมนี้บ้าง โดยอีเมลฉบับนี้ได้ส่งไปยังทุกคนที่อยู่ในบริษัท และหากเราต้องการตอบกลับว่าต้องการเข้าร่วม ให้กดส่งตรง Reply แต่ถ้าหากเราเผลอกดส่ง Reply All อีเมลที่เรากดส่งไปนั้นเพื่อนๆในบริษัทจะเห็นอีเมลเราทั้งหมดเลย

 

ข้อที่น้องๆควรระมัดระวังเลยคือ ก่อนที่จะส่งอีเมล อย่าลืมตรวจสอบผู้ส่งให้ดี ว่าเราต้องการส่งไปหาใคร ถ้าเผลอใช้ Reply กับ Reply All ผิด ทำให้เราอาจเผลอส่งอะไรที่เป็นความลับ หรือข้อมูลที่อาจรั่วไหลไปก็ได้ ดังนั้น พี่ Daywork เตือนไว้ก่อนเลยนะ

 

แล้วการใช้ E-mail ให้เป็นนั้นสำคัญต่อการทำงานอย่างไร?

 

อีเมลเป็นอีกเครื่องมืออย่างนึงที่นิยมใช้สื่อสารสำหรับภายในองค์กร โดยประโยชน์ของการใช้อีเมลนั้น คือการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ โดยเราสามารถสร้างโฟลเดอร์และกล่องอีเมลต่างๆเพื่อจัดเก็บอีเมลที่สอดคล้องกับโฟลเดอร์นั้นๆ นอกจากนี้แล้วเรายังสามารถ ติดตามงานและโปรเจคของเราได้ โดยใช้อีเมลเป็นเครื่องมือในการกำหนดระยะเวลา และแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้พลาดทุกโอกาสสำคัญ 

 

หากน้องๆสามารถใช้งานอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะช่วยให้น้องๆทำงานออกมาได้อย่างมืออาชีพและช่วยทุ่นแรงของน้อง ลดกระบวนการทำงานที่ไม่จำเป็นอีกด้วย ใครที่ยังใช้อีเมลไม่เป็นลองไปศึกษาเพิ่มเติมดูน้า หวังว่าบทความนี้ของพี่ Daywork จะช่วยให้น้องๆเข้าใจเรื่องของอีเมลได้มากขึ้นนะ แล้วอย่าใช้ Reply กับ Reply All ผิดกันอีกนะ

 

ติดตาม Daywork ได้ที่ช่องทาง

Facebook : www.facebook.com/daywork.th

Website : www.daywork.co

Linkedin : www.linkedin.com/company/daywork-thailand

Blockdit : www.blockdit.com/dayworkthailand